Crea bases de datos para tus clientes
Es muy importante la forma en la que almacenas los datos de tus clientes, ya que te permitirá encontrar información acerca de ellos cuando más lo necesites.
Si eres de los que guarda el número de contacto de su cliente en un lado, la dirección de correo electrónico en otro, el domicilio perdido entre carpetas y papeles. No hace falta que te diga que te quedes y leas nuestro post de hoy, en Asesoría VH te ayudamos a organizar de una manera funcional y sencilla los datos de todos tus clientes.
Ten en cuenta que cuanto mejor conozcas a tu público, más fácil será conquistarlo. Por eso, necesitas crear una buena base de datos de clientes sólida y unificada.
Por ejemplo, Rafael Muñiz, CEO de la consultora RMG, define el objetivo primordial de la base de datos como “el ejercicio de una gestión profesional de la cartera de clientes. Es la mejor herramienta para llegar a ellos conforme a sus perfiles”. No obstante, reconoce que “esta continúa siendo la gran asignatura pendiente de las empresas”.
Aunque cada vez es mayor el número de compañías que aumentan el gasto en obtener información de sus clientes, aún predominan las que manejan un cúmulo de datos deslavazados y obsoletos.
Algunas claves para crear y gestionar una buena base de datos son:
DATOS
Lo primero que debes decidir es qué datos te interesa almacenar y tener a mano, para incluirlos en tu base de datos.
Por ejemplo, es importante incluir en nuestras bases de datos, el nombre y apellidos, el teléfono, el correo electrónico, el domicilio y algún dato relevante acerca del sector de la empresa o algo que nos ayude a clasificar más detalladamente a nuestro cliente.
Es conveniente que seas lo más específico posible para que después puedas encontrar rápidamente la información que necesites.
Por ejemplo, en lugar de crear un apartado denominado “dirección”, incluye diferentes variables como “calle”, “ciudad” y “código postal”. De ese modo, te resultará más sencillo segmentar y encontrar rápidamente los datos cuando te sean necesarios.
Cuando vayas a elegir la información que vas a utilizar para tu base de datos, piensa primero en si esta te será de ayuda o no.
Por ejemplo, para algunos negocios, conocer el domicilio de sus clientes tiene un gran valor, pero para otros es algo irrelevante.
Para que tu base de datos solo contenga información relevante para ti, dedica un tiempo a analizar qué datos podrán ayudarte a ofrecer un mejor servicio y quédate solo con ellos, descartando así todos los que te ofrezcan información irrelevante.
Algunos programas para crear bases de datos
Hay multitud de herramientas que te servirán de ayuda para crear tu base de datos de clientes, más allá de las conocidas Access y MySQL.
Si no tienes demasiados contactos y necesitas una solución fácil y gratis, estas te serán útiles:
Microsoft Excel
Una buena idea es optar por la versión de Drive en la nube para tener acceso inmediato desde cualquier lugar. Si descargas el contenido en formato .csv podrás importarlo a otras herramientas como, por ejemplo, la que emplees para el newsletter.
Hubspot CRM
Es una solución muy completa que te permitirá crear y actualizar la base de datos fácilmente. De hecho, puedes registrar en qué estado del proceso de compra se encuentra cada contacto. El inconveniente es que solo está en inglés, aunque hay multitud de tutoriales para aprender a usarla.
Y muchos más...
¿Restricción o libre acceso?
En este tema hay opiniones muy dispares. Algunos defienden el acceso a la misma de todos los empleados tomando precauciones para evitar el error humano, y otros, como Rafael Muñiz, restringen su uso “a un máximo de dos personas”.
Mantenimiento y actualización
La base es un producto dinámico que hay que someter a continuas revisiones y actualizaciones.
Periodos de actualización
El consejo general es revisarla al menos cada 2 o 3 meses. Otros estudios apuntan que las bases de datos sufren un desgaste del 3% mensual en promedio, por lo que a fin de mantener un mayor porcentaje de confiabilidad en los registros se debe actualizar por lo menos dos veces al año.
Dos consejos para el éxito
Para que tu base de datos de clientes funcione, debes recordar siempre estos dos consejos fundamentales:
· Cuida la privacidad.
Tienes entre manos información sensible, por lo que es necesario que garantices la confidencialidad. Además, recuerda que debes cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos. Una de tus prioridades será pues salvaguardar la seguridad de los datos de tus clientes y asegurarte de que las personas o empresas a las que te diriges no estén incluidas en la Lista Robinson. Ésta tiene por objeto permitir a los consumidores eliminar sus datos personales de los listados de publicidad para reducir el impacto que tiene.
· Actualiza la información.
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