Cuentas anuales
Las cuentas anuales se llaman al conjunto de documentos que recogen la información financiera de una empresa y pretenden cubrir las necesidades de los usuarios en un proceso de toma de decisiones económicas.
Son los documentos contables que cada 12 meses recopilan la información financiera de una empresa. Las empresas están obligadas a presentarlas en el Registro Mercantil.
Las cuentas anuales son los únicos documentos mas el acto de baja definitiva que tiene que firmarlo directamente el administrador /administradores, con lo que cualquier apoderado de la empresa puede a llevar a tener poderes suficientes para realizar cualquier acto a excepción de los dos actos ya nombrados.
Estos documentos forman una unidad y deben ser redactados de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio, en el Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas, en la Ley de Sociedades Limitadas y en el PGC, en particular, sobre la base de Marco Conceptual, y con la finalidad de mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. Están formadas por:
1.1. El balance.
Recoge de forma resumida los bienes (todo lo que compone el patrimonio de la empresa y los derechos de cobro) derechos, obligaciones (pagos o deudas con proveedores, entidades de crédito o terceros.) Y capital que tiene una organización en un momento determinado, no siendo útil para ver la evolución de una empresa, sino solo para consultar los datos en un momento preciso en el tiempo.
La estructura del balance está dividida en activos y pasivos. El activo recoge todos los bienes y derechos que posee la compañía. En el pasivo se encuentran los fondos propios, exigibles a largo plazo y exigibles a corto plazo.
1.2. La cuenta de pérdidas y ganancias.
Es el resumen de todos los ingresos y todos los gastos que genera una organización durante un ejercicio contable.
Se encuentra recogido en el plan general contable. Con la sustracción de los gastos a los ingresos se puede calcular el resultado del ejercicio, es decir, los beneficios (o pérdidas) de ese ejercicio.
1.3. El estado de cambios en el patrimonio neto.
Trata de reflejar los movimientos de las partidas que engloban el patrimonio neto durante el ejercicio. Tiene dos partes:
La primera (denominada estado de ingresos y gastos reconocidos) reflejará exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio
La segunda parte (denominada estado total de cambios en el patrimonio neto) contendrá todos los movimientos habidos en el patrimonio neto, incluidos los procedentes de transacciones realizadas con los socios o propietarios de la empresa cuando actúen como tales.
1.4 Estado de flujos de efectivo
.
Se trata de un estado financiero básico que informa sobre las variaciones y movimientos y la utilización de los activos monetarios representativos de efectivo y otros activos líquidos equivalentes clasificando los movimientos por actividades en un período determinado.
1.5. La memoria.
Es un documento donde se detallan los logros, resultados, hechos y objetivos de profundo interés para los accionistas de una compañía. Es obligatorio presentarlo al finalizar cada ejercicio económico.
2.Tipo de cuentas
Los actuales modelos para la presentación de las cuentas anuales fueron aprobados por la orden JUS/471/2017, de 19 de mayo.
Hay cuatro tipos de modelos de cuentas anuales, según el mayor o menor grado de información que contienen y la dimensión de la empresa
2.1.Cuentas anuales ordinarias
Todas las sociedades deben presentar sus cuentas anuales, excepto en los tres casos que explicaremos a continuación.
En las cuentas anuales es necesario presentar los cinco documentos que mencionamos más arriba:
El balance.
La cuenta de pérdidas y ganancias.
El estado de cambios en el patrimonio neto.
Estado de flujos de efectivo.
La memoria.
2.2.Cuentas anuales abreviadas
Las cuentas anuales abreviadas se diferencian de las ordinarias, principalmente, por su simplicidad.
Estas tienen un formato más simple en el que hay que añadir menos información. De hecho, en este caso, solo hay que presentar:
Balance abreviado.
Cuenta de pérdidas y ganancias abreviadas.
Memoria abreviada.
2.3.Cuentas anuales pyme
Una pyme puede decidir si presentar sus cuentas anuales en el modelo ordinario, una versión específica para pymes o, si cumple los requisitos, la versión abreviada.
2.4.Cuentas anuales microempresas
Las microempresas también pueden aplicar unos criterios específicos en sus cuentas anuales. Su versión es todavía más simplificada.
3.¿De qué formas puedes presentarlas?
En cuanto a la forma de presentación, tienes 3 opciones distintas:
En papel: tendrás que imprimir las cuentas anuales y presentarlas físicamente en el registro mercantil. Como se ha hecho toda la vida. Será necesario acudir al registro mercantil con la instancia de presentación, la certificación de aprobación de cuentas y todos los documentos debidamente cumplimentados.
En soporte digital: deberás grabar el contenido de tus cuentas en un cd o DVD y llevarlo al registro. O presentar un fichero almacenado en un soporte digital como un cd o un DVD. Debe presentarse:
Instancia de presentación (por triplicado).
Certificación de aprobación de cuentas.
Certificado de la huella digital firmado.
Cd o DVD en el que conste el fichero Zip con todos los demás documentos objeto de depósito.
Por vía telemática: podrás presentarlas desde la web del colegio de registradores. Esta es la manera más rápida de presentar las cuentas, pero deberás estar abonado a los servicios interactivos del colegio de registradores y disponer de un certificado de firma electrónica
4.¿Quién está obligado a presentarlas?
Sociedades anónimas
Sociedades de responsabilidad limitada
Sociedades extranjeras con sucursal en España
Sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca
Fondos de pensiones
Cualquier empresario que tenga obligación de publicar sus cuentas anuales
5.Plazos de presentación
Las cuentas anuales se elaboran con una periodicidad de 12 meses, a no ser que se incurra en alguno de los siguientes casos.
Constitución de la empresa
Modificación de la fecha de cierre
Disolución de la entidad.
En este sentido, la ley establece que una vez se cierran las cuentas, existe un plazo de seis meses para que la junta de socios las apruebe. Una vez se obtenga esa aprobación, se dispone de otro mes para depositarlas en el registro mercantil. Teniendo en cuenta que la mayoría de las empresas cierran sus cuentas el 31 de diciembre, si se apuran los plazos podríamos postergar su presentación al 30 de julio.
6.¿Qué documentos debes presentar?
Esta es la documentación que deberás depositar en el registro mercantil correspondiente:
Solicitud de presentación
Cuentas anuales: balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado total de cambios en el patrimonio neto y memoria.
Hoja identificativa de la sociedad
Declaración de identificación del titular real
Declaración medioambiental
Certificación de aprobación de cuentas con los acuerdos de la junta de socios
Informe de auditoría si las cuentas han sido sometidas a auditoría
Informe de gestión, si fuera obligatorio.
Ten en cuenta que, las empresas que cumplan con determinados requisitos pueden presentar una versión “abreviada” de sus cuentas anuales o incluso una versión “pyme”. La principal diferencia entre las cuentas anuales normales, las abreviadas y las de pymes es su simplicidad.
7.Diferencia entre cuentas anuales y estados financieros
Aunque a menudo los términos estados financieros y cuentas anuales son tomados como sinónimos, existe una diferencia muy sutil entre ellos.
El término cuentas anuales es normalmente utilizado para referirse a aquellos estados financieros que son de obligatoria elaboración y presentación en el registro mercantil.
Las cuentas anuales son los documentos que plasman los estados financieros.
Estado financiero: son informes que utilizan las instituciones para dar a conocer la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado.
8.Requisitos básicos de las cuentas anuales
Para que la agencia tributaria acepte las cuentas anuales de tu empresa debes cumplir una serie de requisitos fundamentales. Usa el tiempo necesario y hazlo cumpliendo siempre con los siguientes puntos:
Fiabilidad: debes ser muy cuidadoso y asegurarte de que todos los datos incluidos sean correctos. Manipular las cuentas no sirve de nada ya que en el fondo te estarás engañando a ti mismo. Debes lograr la máxima fiabilidad para poder aprovecharte del trabajo realizado.
Completa: el objetivo es realizar una foto real del estado de tu empresa y debe ser lo más meticulosa posible. No dejes de poner toda la información que se necesita para poder conocer al detalle todos los aspectos de tu empresa. No omitas ningún dato y asegúrate que esté todo muy claro.
Fácil de asimilar: al buscar la realidad de tu empresa no es aconsejable difuminarla ni intentar hacerla compleja. Se trata de que sea de comprensión sencilla y que ofrezca la información lo más clara posible. Complicar las cosas no sirve más que para crear confusión. Haz constar la información sin dar opción a la duda y aprovecha para sacar tus propias conclusiones.
9.Esto es lo que puede pasarte si no presentas las cuentas anuales a tiempo
Consecuencias que podrían pasar si no la presentas a tiempo no solo pueden derivar en sanciones por importe de 1.200 a 60.000 euros por parte del instituto de contabilidad y auditoría de cuentas. Algunas se pueden obviar y pueden tener consecuencias más dañinas para la sociedad, ya que, si no son depositadas las cuentas anuales en el registro, las empresas suministradoras de información financiera no tienen información para realizar sus análisis de riesgos, por lo que esto será un punto negativo para los usuarios de este tipo de servicios, principalmente bancos y proveedores que nos pueden restringir el crédito.
10.¿Puedo no presentar las cuentas anuales?
Hasta 2016, la no presentación de las cuentas anuales no implicaba ningún tipo de sanción. Sin embargo, en la actualidad, el organismo encargado de velar por el cumplimiento de las obligaciones fiscales y tributarias de las empresas, el instituto de contabilidad y auditoría de cuentas sanciona a aquellas empresas que no presentan sus cuentas anuales en el registro mercantil.
Y es que presentar las cuentas anuales es obligatoria para todas aquellas empresas que son sociedades de capital (aquella en la que los socios aportan bienes -capital- para la actividad de la empresa).
[if !supportLists]11. [endif]¿Qué pasa si hay errores?
Dependiendo del formato en el que presentes tus cuentas anuales, el proceso para su corrección será diferente.
Si realizas la presentación, de manera total o parcial, en papel o en soporte magnético (cd o DVD), la persona que presente la documentación, o el autorizado, tendrá que ir físicamente a la oficina del registro mercantil con el justificante de la presentación realizada y retirar las carpetas que contengan errores.
En el caso de que la presentación se haya realizado de manera total por vía telemática, será suficiente con realizar una presentación nueva, incluyendo de nuevo todos los documentos con los errores subsanados. Será necesario aprobar de nuevo esas cuentas anuales rectificadas por la junta general.
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