Cuánto se tiene que guardar los documentos de una empresa
El Código de Comercio dispone que los empresarios deben conservar sus libros de contabilidad, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros.
Libros, facturas, contratos… tanto si se trata de documentos recibidos como de los entregados, debemos conservarlos principalmente por dos posibles motivos: porque la normativa reguladora así lo obligue con carácter imperativo o porque puedan ser exigidos en el futuro, normalmente por la propia Administración pública en sus funciones de comprobación e inspección.
En este sentido el primer plazo para tener en cuenta lo marca el artículo 30 del Código de Comercio:
“Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.“
Documentos mercantiles
En este apartado nos referimos a: libros de contabilidad, correspondencia, documentación sobre la empresa y otros justificantes que hagan referencia al ámbito mercantil. En este caso, el Código de Comercio obliga a las empresas a guardar esta documentación durante 6 años.
Sin embargo, por si en el futuro es necesario hacer algún tipo de consulta, es recomendable guardar los registros contables de forma indefinida. Aunque con la tecnología de la que disponemos hoy en día, es posible guardar estos registros en copias digitales, para ocupar menos espacio de almacenamiento en archivos.
Documentos fiscales
En general, la normativa fiscal marca que los documentos referentes a impuestos y declaraciones tienen un plazo de prescripción de 4 años, que empiezan a contar desde el momento que se presentan a la administración correspondiente.
Sin embargo, en el caso de que se presenten pérdidas o deducciones, el plazo de prescripción aumenta hasta los 10 años.
Facturas
La Ley General Tributaria establece que todas las empresas y profesionales tienen la obligación de conservar facturas o documentos equivalentes durante un plazo de 4 años.
Sin embargo, la normativa de prevención de blanqueo de capitales marca que el plazo de conservación será de diez años.
Otros documentos
Antes de la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) el resto de documentos, que contenían datos personales de clientes, trabajadores o proveedores, no tenían un plazo de destrucción estipulado.
Sin embargo, desde la llegada del RGPD se obliga a las empresas a establecer una fecha a partir de la cual estos documentos deben ser destruidos de forma segura. Además, la empresa debe ser capaz de destruir de forma segura los datos personales que acumula, a petición del individuo en cuestión.
Con esta clasificación hemos tratado de responder a la pregunta de cuánto tiempo se deben conservar los documentos de una empresa. Una vez que haya llegado la fecha de prescripción de los documentos, lo mejor es contratar un servicio de destrucción confidencial para destruir los archivos de forma segura.
Hay otros documentos respecto de los que no existe plazo específico de conservación. En cualquier caso, es recomendable:
Prestamos: Su conservación hasta que sean devueltos o cancelados
Garantías: Su conservación hasta que se hayan cancelado
Bienes de inversión: Su conservación hasta que se haya cumplido el plazo de regularización del IVA (puede alcanzar los 9 años)
Documentación de ejercicio con Bases Imponibles Negativas: Su conservación hasta pasados 4 años desde su compensación
Conservación de documentos según el Código de Comercio
Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
Según el artículo 30 del Código de Comercio, deberá conservarse los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios), así como a los libros no obligatorios (por ejemplo, el mayor, registros de IVA, etc.), además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los libros (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc.).
Conservación de documentos según la Agencia Tributaria
El plazo general más amplio de conservación de la documentación se establece con carácter general en la normativa mercantil y es de seis años desde el último asiento en los libros.
Pero se mantiene el reconocimiento del derecho de la Administración a desarrollar sus funciones de comprobación e investigación, así como la facultad para calificar hechos, actos, actividades y explotaciones y negocios realizados por el obligado tributario en períodos ya prescritos, pero que surtan efectos en ejercicios no prescritos (artículo 115 Ley General Tributaria).
Por ello, la prescripción del derecho a liquidar fijada en cuatro años no afecta al derecho a comprobar e investigar (artículo 66.bis Ley General Tributaria)
En primer lugar, es importante distinguir entre la prescripción del derecho a liquidar, regulada como tal en el artículo 66 de la Ley General Tributaria, y la del derecho a comprobar e investigar, regulada en el nuevo artículo 66.bis. Este último artículo precisa que la prescripción de derechos por un período de cuatro años regulada en el artículo 66 no afectará al derecho de la Administración a comprobar e investigar regulado en el artículo 115 de la Ley General Tributaria.
Ante esta regla general cabe mencionar tres supuestos especiales y muy habituales:
Que se declaren bases imponibles negativas en el Impuesto sobre Sociedades (IS), ya que se dispone del plazo de 15 a 18 años siguientes a la generación de estas para su compensación. En este caso, la sociedad debe conservar todos los justificantes contables y documentales (así como la declaración del IS del ejercicio en que se generó la base imponible negativa); durante el plazo que medie desde que se genera la base negativa hasta que ésta sea compensada en su totalidad, más los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se compensa dicha base imponible negativa.
Que existan facturas de inmovilizado, en cuyo caso se deben de conservar dichas facturas durante todos los ejercicios en los que genere gasto de amortización, más los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se termina de amortizar dicho elemento de inmovilizado. Los bienes de inversión objeto de regularización anual en el IVA (cuando el sujeto esté en prorrata), al menos los años que proceda regularizar: durante los siguientes cuatro años (muebles) o nueve años (inmuebles) al de la adquisición.
Que existan subvenciones que financiaron la compra de inmovilizado, en cuyo caso se debe de conservar la concesión y la justificación de la subvención durante todos los ejercicios en los que genere ingreso por reversión de las subvenciones, más los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se termina de revertir dicha subvención.
Conservación de documentos según el Reglamento de la Ley de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo
En este caso, se establece la obligación genérica de conservar durante un plazo de diez años los documentos o registros, según el Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.
Plazos de prescripción
Muchos se centran nada más que en los plazos de prescripción, sobre todo en materia tributaria, a la hora de establecer un calendario de conservación de la documentación de la empresa. En la siguiente tabla puede ver cuando prescriben las distintas obligaciones de forma general:
Estos plazos de prescripción empezarían a contar desde el último día del plazo voluntario para la presentación de la liquidación o declaración correspondiente, en el caso de las infracciones fiscales y desde el mismo momento de cometerse la infracción en el resto de los supuestos.
¿Cómo debo guardar las facturas?
La legislación nos obliga a conservar las facturas en su contenido original y de forma ordenada. Es decir, no tendrán validez las facturas escaneadas o fotocopias.
Esto no quiere decir que debamos guardar todos los documentos en papel, ya que podremos conservarlos en formato electrónico siempre y cuando podamos garantizar la autenticidad de su origen y la legibilidad de todo su contenido.
Un buen programa de facturación online puede simplificarnos considerablemente esta tarea. En Asesoria VH te ayudamos a guardar , archivar y contabilizar todas las facturas de tu empresa .
Normas tributarias
La Ley General Tributaria establece el archiconocido plazo general de prescripción de cuatro años, a contar desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones, para que Hacienda determine la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación y/o exija el pago de las mismas.
Dicho plazo también afecta a la posibilidad del contribuyente para solicitar y obtener la devolución de sus impuestos.
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