¡Organiza tu empresa!

Cuando nos planteamos abrir una empresa y pensamos en cuando comencemos a crecer y a necesitar una mayor gestión, lo primero que se nos viene a la cabeza es ¿cómo nos organizaremos?

Es importante para cualquier empresa, tener una buena estructura, para evitar el caos y la falta de eficiencia.

La mayoría de las empresas que no son rentables experimentan problemas serios en la forma cómo organizan el trabajo diario. Esto se puede observar en negocios donde los trabajadores asumen tareas para las cuales no están capacitados, o bien, nadie sabe que es lo que tiene que hacer.

¿Cómo organizar una empresa?

El concepto general de organizar es preparar una cosa pensando detenidamente en todos los detalles necesarios para su buen desarrollo.

Cuando hablamos de organizar una empresa, hablamos de ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de esta, de manera que se alcancen los objetivos de la empresa de una manera satisfactoria.

La organización de una empresa es importante para conseguir las metas propuestas.

Pasos a seguir para lograr una correcta organización y captación de los objetivos propuestos por la empresa:

1. Tener claros los objetivos

Lo primero que hay que definir son la misión, la visión y los objetivos a alcanzar. Es muy importante la manera en la que comunicamos como dueños de la empresa, los objetivos que tenemos, a nuestros empleados.

Debemos comunicárselo de una manera fácil, entendible, rápida y memorizable.

Una vez expuestas la misión, la visión y los objetivos de la empresa, a los empleados, se definirán las funciones o tareas clave que nos permitirán conseguirlos.

2. Conocer los empleados y recursos de su empresa

En caso, de que acabe de iniciar su empresa, lo primero que deberá plantearse es cuantos empleados vas a necesitar y cuáles son las capacidades y talentos que requieren estos para trabajar en su empresa.

Si su empresa ya está en marcha, deberá examinar a los trabajadores que tiene, saber cuántos tiene, quiénes son y que tareas realizan, para asignarles aquellas en las que puedan ser más competentes.

Una vez claros estos aspectos, en ambos casos, deberás conocer las herramientas con las que cuentas en tu empresa para lograr tus objetivos y minimizar los costes al máximo.

3. Crear una lista con las tareas a realizar

Realizados el punto 1 y el punto 2, es decir, una vez definidos los objetivos propuestos y analizados los empleados y recursos de nuestra empresa, debemos crear una lista de tareas para llevar a cabo en la empresa.

Lo primero que hay que distinguir son las tareas prioritarias de las secundarias, lo importante es que no olvides ninguna tarea.

4. Divide estas tareas en unidades

Deberás explicar en qué consiste cada tarea, cuanto tiempo requiere su ejecución y cuáles son los objetivos de cada una, en concordancia siempre con las metas propuestas de la empresa.

5. Asigna cada tarea a la persona idónea

Analice a sus trabajadores y estudie las tareas que quiere llevar a cabo para asignar cada actividad a la persona correcta, teniendo en cuenta las habilidades, conocimientos y motivaciones de cada empleado.

Es muy importante saber elegir a la persona idónea para lograr los objetivos propuestos, por lo que tomate tu tiempo y estudia bien a tus empleados.

Cuando elijas a la persona que desempañará la tarea, asegúrate de explicárselo pausada y correctamente, para que comprenda a la perfección lo que le pides y lo realice de acuerdo a tus peticiones.

6. Elige un líder

Aunque, seas tú el dueño de la empresa, es importante que tengas a una persona que ejerza de líder en cada tarea.

Si tu empresa es pequeña y tienes pocos empleados, podrás elegir únicamente a un jefe para que les controle y guíe en el desempeño de sus tareas.

En caso, de que tu empresa conste de más de 10 empleados y está ya se considere una mediana empresa, deberás pensar en mandos intermedios a parte del jefe.

7. Mantén al día la organización de la empresa

¡No desconectes!, estate siempre atento a los cambios de tu empresa, lo que ahora te puede parecer una perfecta organización de tu empresa, dentro de un tiempo puede parecerte una organización inadecuada, así que renueva la organización de tu empresa según sus necesidades.

8. Desarrolla un equipo

Por más organizado que seas con tu empresa, siempre necesitaras ayuda, está ayuda puede venir de parte de los empleados u otro tipo de ayuda subcontratada.

Debes asegurarte de que tienes un equipo de personas con conocimientos relevantes para tu empresa y que sean capaces de administrarla, por lo tanto, es importante que inviertas tiempo al principio en hacer la búsqueda de empleados correcta.

Si no estás seguro de que es lo que necesitas, haz una lista como esta:

· Tareas que no quiero hacer

· Tareas que no se hacer

· Tareas que se hacer pero no tengo tiempo para hacer

9. Documenta tus procesos

Los más pequeños también pueden convertirse en los más grandes, así que asegúrate de que estás preparado para cualquier tipo de crecimiento que tu negocio pueda llegar a experimentar.

Revisa los procesos y procedimientos que cada uno en tu organización lleva a cabo y documéntalos.

Esto te será útil para:

· Ver cualquier error o posible mejora en cualquier área de tu empresa.

· Contar con procedimientos documentados garantiza consistencia en las políticas.

· Poder manejar cualquier situación de tu empresa aunque el responsable de esa área se vaya o no se encuentre.

· Poder enseñar correctamente a tus empleados.

· Hacer crecer el valor de tu negocio/empresa.

10. Mantén limpia tu oficina

Recicla todos los aparatos electrónicos que no funciones o que ya no utilices.

Elimina todos los mensajes de voz antiguos y ya leídos, dona todo lo que no necesites o uses, mantén los conceptos básicos y cualquier cosa que utilizaras el año pasado, el resto no.

Mantén limpias tus oficinas, demasiado desorden puede aumentarte el estrés diario.

11. Establece horarios

Establece horarios en tu oficina, en los que incluyas descansos, tanto para ti como para tus trabajadores, es importante que todos sepan cuando tienen que llegar, descansar, venir e irse.

Haciendo esto, conseguirás que sea más fácil y más previsible el trabajo en tu empresa.

12. Cuídate a ti mismo

Cuando creas un negocio/ empresa, es fácil que te sientas agotado, sin tiempo para ti, ya que, sacar dicho negocio adelante consume tus horas, así que, asegúrate de que dejas tiempo para ti, para tomarte unas vacaciones o un tiempo de desconexión y poder así recargar las pilas y seguir adelante con tu negocio.

Si no dejas que tu mente y cuerpo descansen y recarguen energías, las tareas que realices no serán todo lo buenas que podrían ser.

Este punto, es tan importante como cualquier otro, da a tu mente un tiempo para que se energice y se inspire de nuevas ideas.

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