Gastos de representación: qué son, cómo justificarlos en caso de inspección...
En el post de hoy vamos a hablar sobre los gastos de representación, tratando de explicar qué entendemos por dicho concepto, qué gastos serían considerados como tales, si hay algún límite a la hora de deducirlos y a qué impuestos puede afectar. Y por último, y no menos importante, como podemos justificarlo ante el organismo pertinente en caso de inspección.
En primer lugar, vamos a explicar qué entendemos por gastos de representación y expondremos algún ejemplo para clarificar su concepto.
Brevemente, definiremos como gastos de representación, los gastos destinados a que el empleado publicite la empresa, es decir, representándola o mejorando su imagen frente a los posibles futuros clientes permitiendo así la continuidad de sus actividades, afectando tanto al Impuesto de Sociedades, como al IRPF (en este post haremos referencia a cómo afectan los gastos de representación únicamente en el Impuesto de Sociedades; más adelante, dedicaremos otro post a la afectación que tienen en el IRPF).
Debemos tener en cuenta la regulación referida a dichos gastos, la cual se halla presente en el artículo 14 del Impuesto sobre Sociedades, limitando qué gastos son deducibles en concepto de gastos de representación:
Relaciones públicas con clientes o proveedores.
Los gastos que se realicen para el personal de la empresa por costumbre de la misma, como, por ejemplo, la cesta de navidad.
Los gastos destinados a promocionar, directa o indirectamente, la venta de productos o la prestación de servicios.
Los gastos correlacionados con los ingresos.
En resumen, podrían ser ejemplos de este tipo de gastos, los derivados del transporte, estancias y alojamientos en hoteles para los clientes, gastos de alimentación tales como invitaciones a comidas o cenas, asistir a diferentes eventos como conciertos, museos, obras de teatro, gastos para el bienestar personal o belleza para clientes y proveedores, e incluso, la asistencia a partidos de fútbol.
También serían considerados gastos de representación los regalos realizados por la empresa, la asistencia a talleres y jornadas para realizar el contacto con el cliente y las participaciones de lotería.
A su vez, la Ley del Impuesto sobre Sociedades, también hace referencia a los gastos que no serían considerados de representación y que pueden ser confundidos como tales. Dichos gastos serían los siguientes:
Los gastos que representen una retribución de los fondos propios.
Los gastos derivados de la contabilización del Impuesto sobre Sociedades.
Multas y sanciones penales y administrativas, así como el recargo de apremio y por presentación fuera de plazo de impuestos y tasas por parte de la empresa.
Las pérdidas del juego.
Los donativos y liberalidades, las cuales hacen referencia a gastos no necesarios para el desarrollo de la actividad comercial de la empresa, es decir, gastos que pueden realizarse por la voluntad de uno mismo, pero que no tienen ninguna relación con la mejora de la empresa o su funcionamiento.
Las dotaciones para planes y fondos de pensiones
Las operaciones con paraísos fiscales.
Es importante destacar que, a partir del 2015, y según el artículo 15 de la Ley 27/2014. De 27 de noviembre del Impuesto sobre Sociedades, se ha estipulado un límite a los gastos de representación que pueden ser deducibles, siendo el mismo de hasta el 1 % del importe neto de la cifra de negocios de la empresa. Esto se realiza para evitar fraudes de ley, debiendo ser dichos gastos proporcionables al volumen de negocio que tenga la empresa.
Cómo justificar los gastos de representación
En caso de inspección de Hacienda, estos gastos de representación deben cumplir una serie de requisitos legales para ser considerados como tales.
En primer lugar, debe realizarse una correcta contabilización de los mismos, adjudicándoles la cuenta contable que les corresponde, para que, en caso de ser solicitados por Hacienda, puedan ser corroborados mediante los libros diarios y los libros mayores.
Es importante que dichos gastos estén justificados. Siempre deben tener una relación con la empresa.
La fecha de los gastos de representación debe corresponderse con la fecha introducida a la hora de ser contabilizados, es decir, siempre debe contabilizarse en la fecha y en el trimestre en que se efectuó el pago de los mismos, así como en el mismo año.
Como hemos dicho anteriormente, se establece un límite en la cantidad de gastos deducibles, por lo que es importante que se cumpla dicho límite habiendo una adecuada correlación con los ingresos.
Relevancia en el Impuesto de Sociedades
Para finalizar, nos gustaría hacer una breve referencia al hecho de que los gastos de representación permiten disminuir el importe del Impuesto de Sociedades, reduciendo la base imponible del mismo considerándose un gasto de empresa más; pero debemos tener cuidado, puesto que no podemos pasarnos del límite establecido y siempre deben cumplirse los requisitos ya comentados anteriormente para que los mismos sean deducibles de forma correcta y no cometer ningún error.
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